در دهه ۲۰۱۰، با ظهور اپلیکیشنهای پیامرسان سازمانی، دنیای همکاریهای سریع و بیدرنگ در شرکتها متحول شد. این ابزارها وعده ارتباطی بیواسطه و پاسخهای تقریباً فوری را میدادند و در ابتدا، راهحلی قدرتمند برای افزایش سرعت تعاملات داخلی به نظر میرسیدند.
اما خیلی زود، همین راهحل قدرتمند، مشکل جدیدی را به همراه آورد: حواسپرتی مداوم در محیط کار. ما در دریایی از نوتیفیکیشنها غرق شدهایم که ما را به سمت انحراف میکشند و بهرهوریمان را کاهش میدهند. ویژگیهایی که زمانی دوستشان داشتیم – تبادل سریع اطلاعات، ارتباط روان که شبیه مکالمه حضوری است – حالا روی تاریک خود را نشان دادهاند.
چتهای گروهی همیشه و در لحظه در جریاناند. ما دائم در حال چک کردن هستیم. نیروی پاداش متغیر این اپلیکیشنها (که هر لحظه ممکن است پیامی مهم برسد) بسیار قوی است و ما را وادار میکند که هر چند دقیقه یک بار برای پیامهای جدید سرک بکشیم. از دست دادن یک "ضربه مجازی روی شانه" از همتیمی، میتواند یک اشتباه بزرگ تلقی شود!
تعداد بالای پیامها نیز مزید بر علت میشود تا ما فعال و در دسترس بمانیم. در سالهای اخیر، یک کارمند به طور متوسط روزانه دهها پیام فقط از یک اپلیکیشن دریافت میکند، و بسیاری از کسبوکارها از چندین پلتفرم به طور همزمان استفاده میکنند. بدتر از همه، برخلاف ایمیل، این اپلیکیشنها صندوق ورودی مشخصی ندارند. بنابراین، برای اینکه زیر سیل پیامها غرق نشویم و اولویتهایمان را گم نکنیم، با چالش جدی روبرو هستیم.
برنامهریزی زمانبندی شده برای بررسی پیامها
چه مدیر باشید و چه کارشناس، احتمالاً حس میکنید که باید همیشه پیامهایتان را چک کنید. اما واقعیت این است که اینطور نیست.
به جای آن، زمانهای کوتاه و مشخصی را در طول روز برای بررسی پیامها اختصاص دهید. این کار را با نام timeboxing میشناسیم. مهمتر اینکه، این زمانبندی را با همکاران و ذینفعان خود هماهنگ کنید تا آنها بدانند چه زمانی در دسترس هستید:
- نیازهایتان را بسنجید: ابتدا مشخص کنید که هر چند وقت یک بار باید پیامها را چک کنید. با توجه به نقش و مسئولیتهایتان، تعیین کنید که همکارانتان چقدر میتوانند برای پاسخ شما منتظر بمانند بدون اینکه کارشان مختل شود.
- زمان را در تقویم خود مسدود کنید: این زمانها را در تقویم خود مشخص کرده و با همکاران به اشتراک بگذارید. حتی میتوانید وضعیت در دسترس بودن خود را در اپلیکیشن پیامرسان نیز نمایش دهید. سپس، تمرین کنید که فقط در این زمانهای برنامهریزی شده پیامها را چک کنید.
هماهنگ کردن زمانبندی با همکاران و مدیران، شفافیت و اعتماد را تقویت میکند. آنها میدانند چه زمانی میتوانند با شما در ارتباط باشند و شما هم زمانهای بدون وقفهای برای تمرکز بر کارهای اصلی خواهید داشت. حتی اگر با مشتریان کار میکنید، با پاسخ دادن فقط در زمانهای مشخص، آنها را عادت میدهید که در زمان مناسب پاسخ دریافت کنند، در حالی که شما زمان کافی برای انجام بهترین کارتان را دارید.
یک جریان کاری برای اولویتبندی (تِریج) پیامها ایجاد کنید
مشکل اصلی در پیامرسانها، نه خودِ چک کردن، بلکه چک کردنهای عادتی و بیوقفه است. راهحل ساده است: هر پیام را فقط دو بار لمس کنید.
یک بار برای برچسبگذاری، بار دیگر برای پاسخ
برای ایمیلها، "اولین لمس" به معنای مشاهده پیام، تعیین زمان نیاز به پاسخ و برچسبگذاری آن به عنوان "امروز" یا "این هفته" است. از آنجایی که پیامرسانهای گروهی معمولاً صندوق ورودی یا برچسبگذاری داخلی مشابه ایمیل ندارند، میتوانید از روشهای زیر استفاده کنید:
- سیستم "فوری، بایگانی، بعداً": وقتی برای اولین بار پیامی را میبینید، از خود بپرسید: "این پیام چه زمانی نیاز به پاسخ دارد؟"
- فوری (Now): اگر پاسخ "همین الان" است و واقعاً یک وضعیت اضطراری است، بلافاصله پاسخ دهید.
- بایگانی (Never): اگر نیازی به پاسخ نیست (مثلاً یک اطلاعرسانی صرف)، آن را بایگانی کنید، درست مثل یک ایمیل بیاهمیت.
- بعداً (Later): اگر پیام نیاز به پاسخ دارد اما فوری نیست، آن را علامتگذاری کنید (مثلاً با ستاره یا انتقال به یک کانال خاص برای پیگیری) و برای پاسخ دادن به آن در زمان برنامهریزی شده بعدی خود، برنامهریزی کنید.
با این سیستم، هر پیام فقط یک بار توجه شما را برای تصمیمگیری میگیرد و یک بار دیگر برای اقدام. این کار از غرق شدن شما در چرخه بیپایان چک کردن و پاسخهای نصفه و نیمه جلوگیری میکند.
با پیادهسازی این دو استراتژی ساده – یعنی برنامهریزی زمانبندی شده برای بررسی پیامها و ایجاد یک جریان کاری برای اولویتبندی – میتوانید کنترل خود را بر پیامرسانهای کاری بازپس بگیرید، حواسپرتی را کاهش دهید و زمان بیشتری برای تمرکز بر کارهای مهمتر خود داشته باشید. این تنها راه برای حفظ آرامش و افزایش بهرهوری در دنیای پر سرعت امروز است.